Lohnsummen, Meldung an den Unfallversicherungsträger
Sie müssen als Unternehmen den Lohnnachweis Ihrer Beschäftigten elektronisch abgeben.
Beschreibung
Der elektronische Lohnnachweis ist eine der Grundlagen für die Berechnung des Beitrages, den Ihr Unternehmen für den gesetzlichen Unfallversicherungsschutz Ihrer Beschäftigten jährlich zahlt.
Im elektronischen Lohnnachweis melden Sie die Lohnsummen Ihrer Beschäftigten (Lohnsummenmeldung).
Vor der Meldung müssen Sie einen Stammdatenabruf mit Ihrem zertifiziertem Entgeltabrechnungsprogramm oder der Ausfüllhilfe durchführen. Der Stammdatenabruf ist ein Vorverfahren zur eigentlichen Lohnnachweismeldung. Er stellt sicher, dass nur Meldungen mit korrekten Daten an die Berufsgenossenschaften und Unfallkassen übermittelt werden.
Sie müssen keinen elektronischen Lohnnachweis abgeben, wenn Ihr Unternehmen kein Personal und auch keine Aushilfen oder geringfügig Beschäftigte beschäftigt. Wenn das auf Ihr Unternehmen zutrifft, sollten Sie keine Stammdaten abrufen. Wenn Sie den Stammdatenabruf fälschlicherweise dennoch gemacht haben, sollten Sie ihn stornieren.
Voraussetzungen
- Ihr Unternehmen beschäftigt versicherte Personen gegen Lohn oder eine andere Form von Entgelt.
Verfahrensablauf
Sie müssen den elektronischen Lohnnachweis über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder entsprechende Ausfüllhilfen (zum Beispiel sv.net) abgeben.
Wenn Sie die Meldung über ein Entgeltabrechnungsprogramm machen:
- Stellen Sie sicher, dass Sie die aktuelle Version Ihres Entgeltabrechnungsprogramms nutzen.
- Wenn Sie die Angaben über die Entgelte Ihrer Beschäftigten übermitteln, benötigen Sie folgende Daten:
- Bezeichnung der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse
- Unternehmensnummer bei der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse
- PIN für Lohnnachweis Digital
- Die Zugangsdaten erhalten Sie von der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse mit den Mitgliedsunterlagen oder dem Bescheid über die Veranlagung des Unternehmens per Post. Sie können die Zugangsdaten auch nachträglich beantragen.
- Das Verfahren startet mit dem Stammdatenabruf. So wird sichergestellt, dass Sie im weiteren Verfahren nur Lohnnachweise mit korrekter Unternehmensnummer und tatsächlich veranlagten Gefahrtarifstellen an die zuständige Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse übermitteln.
- Mit den im Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegten Unternehmensdaten (Betriebsnummer, Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers, Unternehmensnummer, PIN) rufen Sie die Stammdaten in der Stammdatendatei bei Ihrer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse ab.
- Durch den Stammdatenabruf folgert Ihre Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse, dass Ihr Unternehmen im jeweiligen Beitragsjahr Beschäftigte hat und diese bezahlt.
- Der zuständige Unfallversicherungsträger erwartet nun den elektronischen Lohnnachweis für dieses Beitragsjahr.
- Übernehmen Sie die rückgemeldeten Daten in das Entgeltabrechnungsprogramm. Anschließend überprüfen Sie die Zuordnung aller Beschäftigten zur Gefahrtarifstelle und passen diese gegebenenfalls an.
- Mit dem elektronischen Lohnnachweise werden folgende Daten übermittelt:
- Unternehmensnummer beim zuständigen Unfallversicherungsträger
- Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers
- bezogen auf die Gefahrtarifstelle:
- beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
- geleistete Arbeitsstunden aller Beschäftigten
- Anzahl der Beschäftigten
Hinweis: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mehrere Abrechnungskreise nutzen, müssen Sie für jeden Kreis die Stammdaten abrufen und die Lohnnachweise melden.
Wenn Sie die Meldung über eine Ausfüllhilfe machen:
- Der Abruf der Stammdaten Ihres Unternehmens erfolgt automatisch unmittelbar bevor Sie den Lohnnachweises abgeben. Eine eigenständige Abfrage ist daher nicht notwendig.
Hinweise
Es werden nur Entgelte für Beschäftigte gemeldet, weitere Informationen zum Unternehmen müssen separat gemeldet werden. Sogenannte „Kopfbeitragsmeldungen“ (Meldung nach Personenzahl zum Beispiel bei besonderen Versichertenarten wie Lernende, ehrenamtlich Tätige) werden nicht mit dem elektronischen Lohnnachweis gemeldet. Über die Meldemöglichkeiten gibt der zuständige Unfallversicherungsträger Auskunft.
Fristen
Bitte beachten Sie folgende Meldefristen:
- Abgabe des Lohnnachweises:
für das Beitragsjahr bis 16.02. des Folgejahres. - Einstellung des Unternehmens, Wechsel der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse, Beendigung der meldenden oder abrechnenden Stelle, Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse:
spätestens 6 Wochen nach Eintritt der Änderung.
Bearbeitungsdauer
Erforderliche Unterlagen
- Erforderliche Unterlage/n
- keine
Kosten
- Es fallen keine Kosten an.
Rechtsgrundlagen
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